Üzleti intelligencia

Információ és Adat – a két fogalom nagyon különbözik egymástól, és ez a különbség nem csupán az eltérő elnevezés miatt áll fenn! A lényegi különbséget az eltérő struktúra jelenti. Az Adatainkat arra használjuk, hogy Információt állítsunk elő belőlük, de a valódi üzleti értéket képviselő Információ megjelenítési és közvetítési formája jelentősen eltér attól, amilyen szerkezetben az adatainkat tároljuk. Amikor eljutunk erre a pontra, akkor érthetjük meg a különféle technikák és módszerek jelentőségét, melyek az Üzleti Intelligencia (BI) alapját képezik.

 

A piacon ma már számtalan Üzleti Intelligencia eszköz jelen van, amelyek legtöbbje gazdag eszköztárat nyújt ahhoz, hogy az Adat és az Információ közti szakadékot áthidaljuk. Ugyanakkor a BI eszköz önmagában csak a keretet, a lehetőséget biztosítja. Magát a BI rendszert az teszi élővé, ha a benne létrehozott tartalmak időben, az üzlet sebességével szinkronban tudnak előállni, a vállalaton belül a BI publikációk széles körben elfogadottak, azokat mindenki használja, és az üzleti felhasználói kör lehetőséget kap arra, hogy mélyebb informatikai ismeretek nélkül, önállóan is könnyedén választ találjon üzleti kérdéseire. Ezek a követelmények alapvetően meghatározzák a BI beruházások megtérülését.

 

BI tanácsadási tevékenységünk tapasztalatai azt mondatják velünk, hogy a BI rendszerek prioritásainak kijelölésekor így azokat a szempontokat kell fókuszba állítani, amelyek által a BI invesztíciók megtérülése, üzleti értéke a lehető legmagasabb szintre emelhető, és a lehető legszélesebb körben elérhetővé tehető. Ennek megfelelően egy jó BI eszköznek megítélésünk szerint, a következő hat fő szempontot kell a leghatékonyabban kiszolgálnia, támogatnia:

 

  1. Rövid átfutási idejű, gyors megtérülésű BI projekt ciklusok, hatékony információszolgáltatási folyamat

Tapasztalataink szerint, sok helyen problémát jelent, hogy egy új üzleti igény felmerülését követően, egy sokszereplős, komplex fejlesztési folyamat indul el, aminek az átfutási ideje meglehetősen hosszúra nyúlhat, és a résztvevők érdekeltségei nem feltétlenül egy irányba mutatnak. Ennek eredményeként kialakulhat az a helyzet, hogy mire a fejlesztés elkészül, addigra az üzleti igény már elévül, aktualitását veszti. Erre a helyzetre tehát mindenképpen valamilyen jól működő megoldás szükséges, mert ez komoly veszteségeket jelenthet az üzletmenet során.

 

  1. “Single Version of the Truth” (SVOT) pozíció

A BI rendszer legyen az a forrás, amit minden belső és külső érintett elfogad hiteles forrásnak. Ugyanazon mutató alatt minden érintett ugyanazt értse, ne legyenek egymásnak ellentmondó értelmezések, és ennek folyományaként más-más publikált értékek egyazon témakör vagy KPI vonatkozásában. Ehhez szükség van a felhasználók érdekeltségének kialakítására, belső marketingre, a tartalmak egységes, katalogizált formában történő publikálására, egységes business glossary kialakítására, és a felszínre került értelmezésbeli különbségek kezelésére is.

 

  1. Önkiszolgáló BI felhasználó – IT-tól való függés minimalizálása az üzleti tartalmakhoz való hozzáférés során

Az adatvagyon üzleti kiaknázásának folyamatában sok helyen továbbra is szűk keresztmetszetet jelent a rendelkezésre álló IT szakértői erőforrások szűkössége. Egy hatékony BI rendszer kész eszközrendszerrel rendelkezik az ad-hoc felmerülő igények kielégítésére is anélkül, hogy ehhez bonyolult informatikai projekteket kellene indítani. Ennek eléréséhez a legfontosabb a munkatársak BI felhasználási szokásainak, az általuk használt funkcióknak a bővítése, magasabb szintre emelése, képzés, mentorálás és belső marketing (evangelizáció) segítségével.

 

  1. Katalogizált, kulcsszó alapon kereshető tartalom – “BI étlap”, egységes üzleti definíció tár

Az önkiszolgáló BI rendszerek előfeltétele, hogy a felhasználói kör számára könnyen kereshető, lényegre törő információ álljon rendelkezésre arról, hogy a rendszerben milyen témakörökben, milyen publikációk születtek, azokat milyen célra lehet használni. Ez alapesetben segíthet bevonni a felhasználói körbe olyan kollégákat, akik nem sokat tudnak a BI rendszerben megvalósított tartalmakról, de ha ismernék a lehetőségeket, megjelennének felhasználóként, szélsőséges esetben pedig megóvhatja a Bankot olyan felesleges ráfordításoktól, amikor egy riportcsomag fejlesztése pusztán azért indul el, mert a projekt résztvevői nem tudják, hogy ilyen vagy hasonló fejlesztést valaki más már készített korábban.

 

A katalóguson túlmenően nagyon fontos, hogy legyen egy olyan egységes üzleti definíció tár (business glossary), amelyben részletesen visszakereshető, hogy a BI publikációkban szereplő mérőszámok honnan származnak, pontosan mit jelentenek, hogyan kalkuláljuk őket, mi tartozik bele, és mi nem egy adott halmazba (pl. mit jelent az “alvó ügyfél” fogalma, hogyan kalkuláljuk a kárhányadot, stb.).

 

  1. A rendelkezésre álló funkciók magasabb szintű kiaknázása, a felhasználási módok kiszélesítése

Egy BI beruházást követően nagy jelentőséggel bír a megvásárolt licenc konfiguráció által biztosított, valódi hozzáadott értéket jelentő funkciók bevezetése, elterjesztése a köztudatban. Az önkiszolgáló BI is csak akkor jöhet létre, ha az ebbe a körbe tartozó felhasználók tudatában vannak a lehetőségeiknek, érdekeltek abban, hogy ezekkel éljenek, és szívesen használják is a rendelkezésre álló self-service funkciókat.

 

  1. A felhasználói aktivitás rendszeres elemzése, ennek alapján az elérhető tartalom karbantartása

A BI projektek sikeressége nagyon jól mérhető a felhasználói aktivitás, a használati statisztikák rendszeres elemzésével, ami választ adhat olyan kérdésekre is, hogy egy adott BI projekt eredményét menyire használják, kik használják, melyek azok a tartalmak, amelyeket egyáltalán nem használnak. Ez egyrészt megtérülés vizsgálat szempontjából lényeges, másrészt fontos, hogy a BI portálon olyan tartalmak és olyan formában jelenjenek meg, ami nem veszi el a felhasználók kedvét a használattól, azaz rendezett, aktuális információkat tartalmazzon, jól kereshető legyen, a nem használt / aktualitásukat vesztett elemek rendszeres időközönként törlésre kerüljenek.

 

Több mint egy évtizedes tapasztalattal rendelkező BI tanácsadói csapatunk szakértelme biztos alapot jelent ahhoz, hogy a fenti szempontok maradéktalanul érvényesüljenek, és az Üzleti Intelligenciára fordított beruházások a lehető legmagasabb szinten térüljenek meg.